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予定遅れを撲滅する方法

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遅刻や予定の遅れなど、直そうと思っても中々難しいものがあります。
人によってはすぐに直せるという人もいるだろうし、大変という人もいるでしょう。
そこで誰にでも実践できる、遅れをなくす予定の立て方についてお話します。


バッファをかけて予想外も想定内に
バッファはビジネス用語で「余裕がある」というような意味です。
私のこちらの記事でも紹介していますね。
今回は、そのバッファの具体的な使い方について考えていきたいと思います。

人が作業にかかる時間を、甘く見積もってしまう傾向のことを「計画錯誤」といいます
ひどくなると、全てを最短でスケジュールに詰め込んでしまうということになる人もいます。
別にそれが悪いとは言いません。
しかし、それはほとんどの場合達成されずに終わるのです。
なぜなら先ほども言った通り、人は時間についても甘く見積もってしまうところがあるからです。

それだけでなく、人が1日に使える意志力はある程度決まっているということからもいえます。
1日中ずっと高い集中状態を保ち続けるのは、人間ならば不可能です。
だからこそできる人ほど、細かい休憩をたくさんはさむようにしているんですね。
あとは、どうしてもやらなければいけないことは、午前中に済ませてしまうことがコツです。
集中力が高くて意志力が漲っている午前中の時間に、大切な予定は入れるようにしましょう

これはもうはっきりといいますが、どうやっても1日の中で怠ける時間は必ずと言っていいほど出てきます。
そこから考えるに、最短のスケジュールを立てたとしても、それがこなせる可能性はほぼありえないのです。
では、どうしたら予定通りに物事をこなせるようになるのでしょうか?

『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』(グレッグ・マキューン=著 高橋璃子=訳)で紹介されているもので、『見積もりは1.5倍で考える』という方法があります。
まず、ストップウォッチを使ってあらゆる時間を測る癖をつけましょう
スマホのストップウォッチでも、時計でも、ストップウォッチだけのものでも構いません。
強いて言うならストップウォッチ単体がおすすめです。

スマホのストップウォッチだと起動するまでに時間がかかります。
時計も大体のものは、ストップウォッチモードにするのに多少ですが手間がかかります。
どれを選ぶかといったら、ストップウォッチ単体のほうが速いです。
で、具体的な方法ですが例えば自宅から図書館まで30分かかるとしましょう。
ちなみにこのときは、大体ではなくちゃんとストップウォッチで測ってくださいね。

この場合は30×1.5=45という計算になります。
この45分がバッファを含めた時間設定です。
45-30=15で、バッファとして追加された時間は15分ということになりますね。
これは1.5をかけるだけの簡単な方法なのですぐにでも実践できます。
あとは、その場その場で微調整していくといいでしょう。

「そんなことしたら空き時間ばかりできるんじゃない?」と思う人もいるかもしれませんが、むしろちょっと余裕がありすぎるかなぐらいでちょうどいいのです。
ここで、計画に余裕を持たせる大事さについてわかる実験をご紹介します。

ある実験で、37人の学生にすべてがうまくいった場合と何もかもうまくいかなかった場合の見積もりを出してもらって、卒業論文の執筆をしてもらったというものがあります。
これでどうなったかというと、どの学生も最悪の見積もり時間を越えていて、予想した時間内で終わらせた学生は3割だけだったという結果が出ました。

この実験からもわかる通り、充分に余裕をもたせた方が現実的な計画を立てられるようになるのです。
ストップウォッチでちゃんと時間を測って、1.5倍をかけて計画を作る。
それが、予定通りに物事を進めるためのコツです。


いかがでしたか?
確かに、作業スピードを速くしていくのは大事ですが、計画を立てるときは現実的に立てなければ、そもそもスケジュールが回りません。
時間を測定し、計画に空白の時間をいれることを忘れずにした上で、少しずつ作業を素早くこなせるように工夫していきましょう。
ストップウォッチがあれば「次はもっと速くを目指そう」とモチベーションアップにも効果的ですよ。 ブログランキングに参加中です。
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Category: ライフハック
Published on: Sat,  19 2017 09:02
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